Politique de confidentialité

POLITIQUE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE DE SOFTBALL CANADA

Portée de cette politique

1. L'information sur le respect des renseignements personnels et des documents électroniques est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques. Cette politique décrit la façon dont SOFTBALL CANADA recueille, utilise, conserve, sauvegarde, divulgue l'information personnelle et en dispose, et indique la responsabilité de l'engagement de SOFTBALL CANADA de recueillir, d'utiliser et de divulguer l'information personnelle.  Cette politique est basée sur les normes exigées par la LPRPDE, et l'interprétation que SOFTBALL CANADA fait de ces responsabilités. 

Contexte

2. Notre organisation, SOFTBALL CANADA, est l'organisme de régie du sport du softball au Canada et est dûment reconnue par le Gouvernement du Canada comme seul organisme national de régie du sport du softball.

Information personnelle

3. L'information personnelle est celle qui concerne un individu identifiable. L'information personnelle comprend l'information reliée aux caractéristiques personnelles (p.ex., le sexe, l'âge, le revenu, l'adresse personnelle ou le numéro de téléphone, renseignements démographiques, statut familial), leur santé (p.ex., historique de la santé, l'état de santé, services médicaux reçus) ou leurs activités et leurs vues (p.ex., religieuses, politiques, opinions exprimées par un individu, une opinion ou une évaluation d'un individu). L'information personnelle, toutefois, ne doit pas comprendre l'information concernant les affaires (p.ex., l'adresse d'affaires et le numéro de téléphone d'un individu), qui n'est pas protégée par la loi sur la protection des renseignements personnels. 

Responsabilité

4. Le DG est le Commissaire à la vie privée, il est responsable du suivi de la cueillette d'information et de la sécurité des données, et de s'assurer que tout le personnel reçoit la formation appropriée sur les problèmes de protection des renseignements personnels et sur leurs responsabilités.  Le Commissaire à la vie privée s'occupe aussi des demandes d'accès aux renseignements personnels et des plaintes. Le Commissaire à la vie privée peut être rejoint à l'adresse suivante: 223 Chemin Colonnade, bureau 212, Ottawa Ontario, K2E 7K3.

Portée

5. Les renseignements personnels ne sont recueillis par SOFTBALL CANADA que pour respecter et maintenir un haut niveau d'organisation et de programmation du sport du softball. SOFTBALL CANADA recueille les renseignements personnels des membres éventuels, des membres, des entraîneurs, des arbitres, des participants, du personnel de soutien et des bénévoles pour des fins qui comprennent sans y être limitées:

a) Nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de téléphone cellulaire, numéro de télécopieur et adresse électronique pour des fins de communication des programmes, des événements et des activités de SOFTBALL CANADA.  
b) Le numéro du PNCE, le niveau d'études, le Curriculum vitae et l'expérience pour inscrire dans la base de données de l'Association canadienne des entraîneurs et déterminer le niveau de certification et les qualifications en coaching.  
c) L'information relative à la carte de crédit pour l'inscription à des conférences, pour la planification de voyages et l'achat d'équipement, pour les manuels des entraîneurs et pour d'autres produits et ressources.   
d) La date de naissance, la biographie de l'athlète et le club auquel l'athlète appartient pour déterminer l'admissibilité, le groupe d'âge et le niveau de jeu approprié.  
e) L'information bancaire, le numéro d'assurance sociale, la vérification du dossier criminel, le curriculum vitae et les bénéficiaires pour la liste du personnel, la compagnie d'assurance et l'assurance santé de SOFTBALL CANADA. 
f) La vérification du dossier criminel et l'information relative aux références personnelles pour l'implantation d'un programme de sélection des bénévoles.
g)��L'information sur la santé personnelle incluant le numéro d'assurance maladie provinciale, les allergies, le contact en cas d'urgence et l'histoire médicale passée pour l'utiliser en cas d'urgence médicale.
h) L'information relative à l'athlète concernant sa taille, son poids, sa grandeur d'uniforme, sa pointure de souliers, les feed-back des entraîneurs et des soigneurs, des résultats de performance pour les formulaires d'inscription de l'athlète, les commandes d'uniformes, les relations médiatiques, divers besoins de l'athlète et la sélection de l'équipe.   
i) Savoir où se trouve l'athlète incluant le sport/la discipline, les heures et les lieux d'entraînement, les dates et les lieux des camps d'entraînement, les projets de voyage, le calendrier de compétition pour les demandes du Centre canadien pour l'éthique dans le sport à des fins de contrôle antidopage.  
j) Le poids corporel, l'indice de masse corporelle et de graisse, pour surveiller la réponse du corps à l'entraînement et pour maintenir le poids approprié pour la compétition.  
k) L'information de marketing sur les individus membres incluant les données relatives aux attitudes et à la démographie, pour déterminer la structure démographique des membres, pour répondre aux demandes et aux besoins du programme. 
l) Les numéros de passeport et le numéro d'Aéroplan/de voyageurs fréquents aux fins d'organisation de voyage.
m) Nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de téléphone cellulaire, numéro de télécopieur et adresse électronique pour l'obtention d'assurance voyage, pour la gestion de réclamation d'assurance et pour les enquêtes menées par les compagnies d'assurance.

6. Si une raison n'a pas été identifiée dans la présente,  SOFTBALL CANADA s'assurera de rechercher le consentement des individus quand des informations personnelles sont utilisées pour une raison pour laquelle il n'y a pas eu de consentement. Ce consentement sera décrit selon le quand et le comment il a été obtenu. 

Consentement

7. Il est nécessaire d'obtenir le consentement des individus par des moyens légaux au moment de la cueillette, avant d'utiliser ou de divulguer l'information personnelle.  Si le consentement à la cueillette, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels n'a pas été obtenu à la réception de l'information, il doit être obtenu avant l'utilisation ou la divulgation de cette information. SOFTBALL CANADA peut recueillir de l'information personnelle sans le consentement lorsqu'il est raisonnable de le faire et que la loi le permet.

8. En fournissant leur information personnelle à SOFTBALL CANADA, les individus consentent à ce qu'elle soit utilisée pour les fins identifiées dans cette politique.  

9. SOFTBALL CANADA n'exigera pas qu'un individu consente à la cueillette, à l'utilisation ou à la divulgation d'information comme condition d'obtention d'un produit ou d'un service au-delà de ce qui est nécessaire pour répondre aux buts recherchés.   

10. Un individu peut retirer son consentement à la cueillette, l'utilisation ou la divulgation d'information personnelle en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, pourvu que l'individu donne un avis d'une semaine de tel retrait à SOFTBALL CANADA. Le commissaire à la vie privée informera l'individu des implications de tel retrait. 

Limite à la cueillette

11. Toute information personnelle doit être recueillie loyalement, par des moyens légitimes et pour des fins spécifiées dans cette politique. SOFTBALL CANADA n'utilisera pas quelque forme de subterfuge que ce soit pour obtenir des informations personnelles.

Limite, usage, divulgation et rétention

12. L'information personnelle ne doit pas être utilisée ou divulguée par SOFTBALL CANADA pour des fins autres que celles pour lesquelles elle a été recueillie selon la description de la présente, sauf avec le consentement de l'individu ou selon les exigences de la loi.

13. L'information personnelle sera conservée durant une certaine période de temps conformément à ce qui suit:

a) L'enregistrement des données et les informations relatives à l'athlète seront conservés indéfiniment après que l'individu a quitté un programme de SOFTBALL CANADA, dans l'éventualité que l'individu choisisse de retourner au programme et pour des fins d'archivage;
b) L'information parentale/familiale sera conservée pour une période de trois ans après que l'individu a quitté un programme de SOFTBALL CANADA, dans l'éventualité que l'individu choisisse de retourner au programme;
c) L'information recueillie par les entraîneurs sera conservée indéfiniment après qu'un individu a quitté un programme de SOFTBALL CANADA, dans l'éventualité que l'individu choisisse de retourner au programme et pour des fins d'archivage. 
d) L'information relative à l'employé sera conservée pour une période de sept ans conformément aux exigences de l'Agence des douanes et du revenu du Canada. 
e) L'information personnelle concernant la santé doit être immédiatement détruite lorsqu'un individu quitte un programme de SOFTBALL CANADA.
f) L'information de marketing, reliée spécifiquement aux individus, doit être immédiatement détruite après compilation et analyse de l'information recueillie.  
g) comme il peut être stipulé autrement dans une loi fédérale ou provinciale.

14. L'information personnelle qui peut être utilisée pour prendre une décision concernant un individu sera conservée pour au moins une année pour permettre à l'individu d'avoir accès à l'information après que la décision a été prise.  

15. SOFTBALL CANADA peut divulguer l'information personnelle à l'autorité gouvernementale qui a fait valoir son autorité légale pour obtenir l'information ou lorsque SOFTBALL CANADA a des motifs raisonnables de croire que l'information peut être utile à l'enquête relative à une activité illégale, ou pour se conformer à une assignation, un mandat ou un ordre de la cour ou autrement tel que permis par la loi applicable.   

16. Les documents seront détruits par déchiquetage ou par destruction sécurisée et les fichiers électroniques seront supprimés dans leur intégralité. Quand le matériel est mis au rebut, SOFTBALL CANADA assurera que le disque dur est physiquement détruit. 

Précision

17. SOFTBALL CANADA doit utiliser de l'information à jour comme l'exigent les raisons pour lesquelles elle est utilisée, pour minimiser la possibilité qu'une information inappropriée puisse mener à une décision concernant un individu.

Garantie

18. Les renseignements personnels sont protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant au degré de sensibilité de l'information contre la perte ou le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification. 

19. Les méthodes de protection et de sécurité doivent inclure, sans y être limitées, des espaces d'entreposage verrouillés, un accès restreint aux bureaux, la façon d'accéder aux données et des mesures technologiques incluant l'utilisation de mots de passe, de cryptage de données, de méthodes de protection et de pare-feu. 

20. Les étapes suivantes doivent être respectées pour assurer la sécurité:
a) Toute information papier est soit supervisée, soit rangée dans un endroit fermé à clé ou à accès restreint.
b) Le matériel électronique est gardé sous supervision ou placé dans un lieu verrouillé en tout temps. De plus, des mots de passe sont utilisés pour avoir accès aux ordinateurs. 
c) L'information papier est transmise dans des enveloppes scellées, adressées ou dans des boîtes, par des entreprises réputées de livraison du courrier / des entreprises de livraison.
d) L'information électronique est transmise soit par ligne directe ou par voie cryptée.
e) Le personnel est formé pour recueillir, utiliser et divulguer l'information personnelle seulement lorsqu'il est nécessaire de le faire pour remplir leurs tâches et conformément à cette politique.
f) Les consultants et les agences externes qui ont accès aux renseignements personnels doivent fournir à SOFTBALL CANADA les garanties appropriées concernant la protection de la vie privée.

Transparence

21. SOFTBALL CANADA doit rendre publique l'information concernant cette politique et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Cette information concernant cette politique est disponible, sur le site web de SOFTBALL CANADA ou en présentant une demande au Commissaire à la protection des renseignements personnels. Le nom, l'adresse d'affaires, le numéro de téléphone, de télécopieur et l'adresse de courriel du Commissaire à la protection des renseignements personnels doivent être accessibles au public.

Accès individuel

22. Sur demande écrite, et avec l'aide de SOFTBALL CANADA, un individu peut être informé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et avoir accès à cette information. Aussi, un individu est en droit d'être informé de la source de ses renseignements personnels de même que de tiers pour le compte duquel ces renseignements ont été divulgués.   

23. L'information demandée doit être divulguée à l'individu, sans frais ou à de légers frais reliés aux dépenses de photocopies, dans les 30 jours de la réception de la demande écrite, à moins que des motifs valables justifient la prolongation du délai.

24. Si les renseignements personnels sont imprécis ou incomplets, ils seront modifiés au besoin.   

25. Un individu peut se voir refuser l'accès aux renseignements personnels le concernant si:
a) La transmission de cette information est trop coûteuse à fournir;  
b) L'information contient des références à d'autres individus;
c) L'information ne peut pas être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de propriété commerciale;
d) L'information est assujettie au secret professionnel et au secret liant l'avocat à son client.

26. S'il y a refus, SOFTBALL CANADA doit informer l'individu des raisons du refus et des dispositions reliées à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. 

Possibilité de porter plainte

27. Un individu peut porter plainte relativement au respect de SOFTBALL CANADA de cette politique et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques en présentant sa plainte par écrit.

28.  À la réception d'une plainte écrite, SOFTBALL CANADA doit:

a) enregistrer la date de réception de la plainte;
b) aviser le Commissaire à la protection des renseignements personnels qui doit agir d'une façon impartiale et non biaisée pour résoudre la plainte;
c) accuser réception de la plainte par conversation téléphonique ou par la poste/le courrier recommandé et clarifier la nature de la plainte dans les quatorze jours de la réception de la plainte;
d) Nommer un enquêteur parmi le personnel de SOFTBALL CANADA ou un enquêteur indépendant, qui a la compétence nécessaire pour mener une enquête juste et impartiale et qui  a un libre accès à tous les fichiers et au personnel, dans les vingt-huit jours de la réception de la plainte.
e) À l'achèvement de l'enquête et dans les 45 jours de la réception de la plainte, l'enquêteur doit présenter un rapport écrit à SOFTBALL CANADA.
f) Aviser le plaignant ou la plaignante du résultat de l'enquête et de toute disposition visant à rectifier la plainte, incluant tout changement proposé à la politique et aux procédures, dans les 60 jours de la réception de la plainte.    

29. Un individu peut présenter un appel à la suite d'une décision de SOFTBALL CANADA sous cette politique, conformément aux politiques d'appel de SOFTBALL CANADA.

 

 

 

Droit d'auteur sur les documents imprimés de production visuelle

Introduction

1. Avec l'augmentation de notre production de documents écrits, de matériel électronique et l'usage commercial de logos, de marques de commerce, de photos, de vidéos et d'autres propriétés, le besoin d'établir et de mettre en vigueur des contrôles sur la présomption de propriété s'accroît.

Objectifs de la politique

2. Les objectifs de cette politique sont:

a) Souligner brièvement les fondements de la loi sur le droit d'auteur;
b) Décrire la politique de Softball Canada sur le droit d'auteur de matériel imprimé/électronique;
c) Décrire la politique de Softball Canada sur le droit d'auteur de matériel visuel;
d) Spécifier les procédures internes, les contrôles et les responsabilités de cette politique.

Fondements de la Loi sur le droit d'auteur

3. La loi canadienne actuelle sur le droit d'auteur date des années 1920 et dans plusieurs cas, elle n'a pas évolué avec l'arrivée du photocopieur, des enregistreurs vidéo/audio ou de l'ordinateur/internet. Néanmoins, certains principes peuvent être appliqués aux circonstances actuelles dont deux sont d'importance capitale. 

a) Conformément à certaines conventions internationales, le droit d'auteur principal à tout travail créatif (imprimé, visuel, électronique) demeure celui du créateur/de l'auteur de façon automatique et ne nécessite pas nécessairement un "enregistrement" légal, bien que cela puisse être utile si jamais il faut prouver une violation du droit de reproduction. En vertu de ce concept, la reproduction commerciale (dans le but d'en faire un profit) d'un travail soumis au droit d'auteur serait illégale.

b) Dans la pratique, toutefois, on doit reconnaître aussi que le travail produit par des employés à temps plein d'une corporation appartient à l'entreprise où il peut être démontré que la production de tel travail est produite dans le cadre raisonnable des fonctions des employés salariés. Par exemple, le droit d'auteur du Manuel du superviseur appartient à Softball Canada et non à son auteur. Ceci soulève naturellement d'intéressantes zones grises, particulièrement si on prend en compte les projets spéciaux contractuels tant à l'interne qu'à l'externe.  

4. L'identification du droit d'auteur ne nécessite aucune implication légale sauf lorsqu'il semble approprié d'enregistrer un ouvrage. Le personnel est invité à garder à l'esprit, particulièrement la production de matériel spécifique technique et/ou relié aux programmes qui peuvent avoir de la valeur dans une publication commerciale.

5. Le protocole du droit d'auteur spécifique pour le matériel imprimé, électronique et visuel est identifié ci-après

Services internes contractuels

6. Plusieurs bénévoles consacrent leur temps et leur expertise à Softball Canada par la participation aux comités permanents et ad hoc, afin de préparer du matériel écrit ou photographique (visuel).  Dans la majorité de tels cas, lorsque Softball Canada paie pour tels services, il doit apparaître à la politique que ces travaux créés doivent être la seule propriété de Softball Canada. À l'avenir, la renonciation aux droits d'auteur doit être précisée par écrit au programme I.

7. La renonciation aux droits d'auteur doit être signée par le membre du personnel mandataire responsable. Dans de rares cas où tels droits peuvent requérir des redevances négociées ou un autre arrangement spécial, l'approbation du Directeur général peut être exigée. 

Services externes contractuels

8. De temps en temps, il est nécessaire de s'engager par contrat pour obtenir les services d'agences externes, d'individus et de consultants pour préparer du matériel écrit, électronique ou photographique (visuel). Dans la majorité de tels cas, où Softball Canada paie pour de tels services, il doit apparaître à la politique que ces travaux créés doivent être la seule propriété de Softball Canada et que la politique et les procédures déterminées pour les services internes contractuels doivent s'appliquer.  

Politique pour le matériel imprimé

9. L'expression "matériel imprimé" est utilisée pour signifier ce qui suit:

a) Politiques et procédures écrites
b) Documents du site web ou électroniques
c) Manuels de formation
d) Documents de planification stratégique
e) Rapports et réunions
f) Articles
g) Logiciels d'ordinateur (imprimés ou codés)
h) Matériel de propositions en marketing et de soutien à la présentation
i) Brochures
j) Cahiers de presse et Guides médiatiques
k) Contrats
l) Autres matériaux équivalents

9. Pour tous les "nouveaux" matériaux et durant le processus de mise à jour ou de révision du matériel en usage, ce qui suit devra apparaître de façon évidente dans chaque document:

C SOFTBALL CANADA (DATE)

10. Tous tels éléments produits par le personnel à temps plein et par des bénévoles affectés à cette tâche par Softball Canada doit être la propriété exclusive de Softball Canada, conformément aux termes et aux conditions déterminés par la présente, à moins d'autres arrangements contractuels particuliers, écrits, ayant été conclus et approuvés à l'avance, par le Directeur général.

11. Les membres du personnel et les bénévoles affectés à une tâche doivent être avisés de cette politique du droit d'auteur par leur superviseur (le supérieur immédiat responsable le plus proche) comme condition à leur engagement et/ou à leur affectation. La connaissance et l'acceptation de ces termes doivent être signifiées par la signature faisant foi à la renonciation de la protection du droit d'auteur prévue au programme 11.

12. Dans le cas d'articles qui peuvent être largement distribués et selon le jugement de chaque membre du personnel responsable, faire potentiellement l'objet d'une reproduction non autorisée, la phraséologie additionnelle suivante doit être apposée:

Le matériel imprimé contenu dans la présente est la seule propriété de Softball Canada et ne peut pas être reproduit pour quelques fins que ce soit sans le consentement écrit de Softball Canada.

13. Dans le cas où, nous utilisons du matériel imprimé qui n'est pas clairement la propriété de Softball Canada, il doit être nécessaire de s'assurer de l'obtention de la permission écrite de l'auteur/du créateur.

Politique sur le matériel photographique

14. Le terme matériel photographique est utilisé pour signifier ce qui suit:

a) Photographies fixes y compris les négatifs, les diapositives, les impressions et les reproductions (en couleur et/ou en noir et blanc)
b) Images vidéo
c) Images de films
d) Illustrations (ressemblances et caricatures)
e) Organisations de l'affichage (montages, etc.)
f) Photomultiplicateurs
g) Conceptions de logo et de signes caractéristiques sous toutes formes 
h) Affiches, calendriers
i) Présentations publicitaires
j) Scénarimages
k) Présentations visuelles graphiques à l'ordinateur (couvertures de dossiers, etc.)
1) Reproductions de bande audio

15. Il est reconnu que la reproduction de ces matériels pour de "nouvelles" fins ne peut pas généralement être interprétée comme une violation du droit d'auteur. Dans ce contexte, le terme "nouvelles" veut exprimer un usage raisonnable de tel matériel (photographies fixes ou bande vidéo) pour des applications comme:

a) Cahier des sports d'un quotidien ou en manchette.
b) Article et éditoriaux de magazine.
c) Diffusion de nouvelles et manchettes à la télévision ou à la radio.
d) Bulletins d'information
e) Sites web
f) Courriel ou autre présentation électronique

16. En général, la détermination de la renonciation du "droit d'auteur" peut être mieux jugée sur le degré d'application commerciale des images. Si une photo est reproduite dans le cadre d'une page publicitaire dans un journal pour vendre un produit, par opposition à l'illustration d'une histoire sportive, on peut évaluer si le droit d'auteur doit être clairement considéré. 

17. En général, les mêmes provisions s'appliquent pour le matériel photographique que pour le matériel imprimé avec les éléments additionnels suivants:

a) Les photographies distribuées à des nouvelles fins doivent porter l'avis suivant (tampon ou étiquette).

b) Peu importe les fins pour lesquelles elles sont utilisées, les photographies ne peuvent pas être modifiées d'aucune façon (p.ex. aérographie de noms de commanditaires).

c) Le cas échéant, quand la photo est utilisée pour de nouvelles fins, une référence photographique peut être exigée.

18. L'avis doit être apposé aux photographiques comme suit:

Ce matériel photographique est la seule propriété de Softball Canada. Toute altération ou toute reproduction pour des fins commerciales ou publicitaires est interdite sans le consentement exprès écrit de Softball Canada.

19. À compter d'aujourd'hui, le Directeur général doit être responsable des dispositions de cette politique, qu'il délègue comme suit.

20. Le Directeur du programme - Marketing doit:

a) Être l'unique point de contact pour la distribution de matériel photographique pour les bulletins d'information ou à des fins éditoriales. Tous les autres membres du personnel des autres départements doivent transmettre telles demandes au Directeur du programme - Marketing.

b) Être responsable de garantir "la propriété" du matériel photographique utilisé pour des fins d'information ou de s'en assurer avant d'en autoriser l'utilisation par des agences extérieures.

c) Être responsable d'assurer que le matériel photographique est identifié adéquatement conformément à cette politique.

d) Être responsable d'assurer que tout travail de Softball Canada (pour des fins d'information) effectué sous contrat (à nos frais) comprend une transmission écrite du droit d'auteur à Softball Canada, conformément à cette politique.

21. Le Directeur du programme - Marketing doit être responsable des activités mentionnées ci-haut dans la mesure où le matériel photographique est utilisé à des fins commerciales et publicitaires.  

22. Le Directeur du programme - Marketing doit être responsable d'assurer que le droit d'auteur des matériaux produits à l'extérieur de Softball Canada (sans avoir été payé) sont respectés adéquatement et utilisés uniquement en conformité à l'intention du/des créateur(s) (propriétaires).  Cela peut nécessiter une autorisation écrite dûment signée par les parties compétentes.

23. Les individus membres du personnel de moyenne gestion doivent être responsables de l'application de cette politique pour tous les matériaux (imprimés et photographiques) sous leur juridiction.  Le Directeur du programme - Marketing doit être gardé informé de toutes les affaires pertinentes à l'application de cette politique. Le cas échéant, le Directeur général doit être consulté dans des cas spéciaux.